Setidaknya ada beberapa tujuan dan manfaat yang diperoleh sehingga mencatat ini perlu dijadikan pondasi keuangan keluarga :
1. Fokus pada tujuan/impian;
Jika keluarga baru anda punya impian, bahwa 5 tahun ke depan setelah anda menikah sudah bisa memiliki rumah sendiri, berkonsep go green dan punya halaman luas untuk dibuat mini garden. Juga menargetkan 10 tahun ke depan sudah bisa berangkat umroh atau haji di tanah suci. Maka langkah-langkah anda untuk mewujudkan impian dan tujuan tersebut akan lebih terjaga jika dicatat. Akan lebih berfungsi jika catatan itu dituangkan dalam media yang memudahkan anda untuk selalu melihat dan membacanya.
2. Mengetahui besaran dan alokasi uang masuk dan uang keluar;
Sebagian mungkin keluarga sudah menganggap penting persoalan ini. Sehingga mereka telah benar-benar mengatur anggaran keluarganya, baik besaran maupun alokasinya. Sayangnya tidak semua yang punya kesadaran ini bisa dianggap betul-betul serius. Kenapa? Karena mereka mengatur anggaran hanya dengan membayangkan, tidak dituangkan dalam bentuk catatan. Wajar kalau sering kali perhitungan menjadi tidak akurat dan pengambilan keputusan menjadi tidak tepat.
3. Melatih diri lebih komitmen dan bertanggung jawab;
Komitmen dan tanggung jawab dalam hal apapun itu penting. Bahkan identitas keberadaban manusia bisa diukur dari sejauh mana memegang kuat kedua nilai tersebut. Ketika apa yang menjadi perencanaan dan impian keluarga tertuang dalam sebuah catatan, maka itu akan lebih kuat dan mengakar dibanding sebatas dibayangkan dan diingat. Setidaknya pada saat membaca kembali catatan yang sudah dibuat, akan tergiang bahwa kita pernah secara sengaja membuat itu. Berharap akan muncul rasa malu jika bermaksud melanggar apa yang telah diukir dan diikrarkan sendiri.
4. Memudahkan mengklasifikasi pengeluaran dan mengingatkan prioritas;
Mengklasifikasi pengeluaran berdasarkan prioritas, baik dari segi tingkat kebutuhan maupun kegentingan waktunya itu jelas penting. Sehingga perlu ada pembacaan yang jelas dan mudah. Tidak ada yang lebih aman kecuali konsep pengeluaran yang kita rancang sudah kita catatkan. Jangan terlalu mengandalkan ingatan kita, apalagi berharap konsep rancangan kita bisa dihadirkan disaat kita tengah berbelanja. Kenyataan yang sering terjadi, berbeda antara catatan di saku dan belanjaan yang dibawa pulang ke rumah. Itu untuk kasus yang jelas-jelas sudah membawa catatan, bagaimana kalau tidak ada punya catatan sama sekali?
5. Membantu penyusunan budget secara objektif;
Menyusun budget nantinya akan dibahas tersendiri. Mengingat ini salah satu kegiatan pokok dalam merancang manajemen keuangan keluarga. Namun dari sekarang perlu ditegaskan, bahwa menyusun budget yang serius itu mesti tercatat. Sulit membayangkan merumuskan angka-angka yang ingin dipastikan objektif, terukur, dan seimbang tapi tidak dituangkan dalam skema catatan yang terdokumentasi.
6. Mengetahui pola pengeluaran harian, bulanan, dan tahunan (jangka Panjang);
Manajemen keuangan keluarga jangan dikerdilkan hanya sebatas menjadi skema jangka pendek. Membuat rancangan yang sifatnya mingguan dan bulanan. Bisa saja ada rancangan dengan timeline singkat seperti itu, tetapi sifatnya hanya merupakan bagian dari rancangan keuangan jangka panjang. Jadi sebuah keluarga juga perlu mengadopsi alur berpikir yang biasa dilakukan penyusunan rencana strategis, dimana perlu visi, misi, tujuan, dan program yang sifatnya strategis. Jadi ada sinergitas dan singkronisasi antara skema/rancangan keuangan jangka panjang yang dibuat untuk orientasi misalkan 5 atau 10 tahun, dengan skema/rancangan jangka pendek yang bersifat harian, mingguan, atau bulanan. Dengan berpikir integrasi seperti ini maka mutlak harus dituangkan dalam bentuk catatan/dokumentasi
7. Bahan Evaluasi dan Pengendalian;
Perencanaan keuangan keluarga didesain untuk berjalan ideal. Makanya dalam proses implementasinya harus selalu dilakukan pengendalian (controlling). Tujuannya untuk memastikan semua berjalan sesuai rencana. Namun demikian, tidak menutup kemungkinan di tengah jalan ada situasi dan kondisi yang berbeda. Beberapa asumsi yang dibangun saat perencanaan tidak sesuai dengan kenyataan. Sehingga setelah dievaluasi secara mendalam, maka dianggap perlu dilakukan perubahan. Baik dengan alasan rasionalisasi, adaptasi, atau alasan mendasar yang lain. Disinilah pentingnya ada catatan/dokumentasi sebagai bahan yang mendasari keputusan. Tentu sangat sulit melakukan evaluasi jika jejak-jejak baik yang sifatnya acuan maupun realisasi sama sekali tidak ada yang tercatat dan terdokumentasi dengan baik.
8. Bentuk Keterbukaan bagi Pasangan
Prinsip pertama perencanaan keuangan keluarga yang dibahas sebelumnya, sangat menekankan pentingnya komunikasi. Salah satu media komunikasi verbal yang perlu dikembangkan adalah melalui catatan. Bahkan catatan bisa menjadi media komunikasi yang punya kekuatan lebih dari aspek transparansi dan ketahananan informasi. Sehingga dengan catatan dan dokumentasi keuangan yang dipahami kedua pasangan, maka sinergitas bisa terwujud dan kecurigaan yang kadang memicu pertengkaran bisa diredam.
Lantas, bagaimana mulai mencatat? Sederhana saja. Mulailah dari yang termudah, yaitu mencatat daftar belanja dan pengeluaran pada secarik kertas yang disimpan di dalam saku, tas, atau dompet. Catatan ini sifatnya sementara saja, nantinya dikumpulkan bersama semua bukti transaksi/pembayaran, baik yang berbentuk kuitansi, nota/struk belanja, resi pengiriman, bukti transfer, screenshoot e-bangking, dan sejenisnya. Semua bukti dan catatan tadi akan digunakan sebagai bahan dalam membuat catatan yang sifatnya lebih permanen, terstruktur dan lebih rapi. Misalkan dibuat dalam bentuk jurnal dan buku besar menggunakan format excel, atau melalui perekaman/pencatatan digital menggunakan aplikasi-aplikasi keuangan berbasis android/iOS. Menggunakan aplikasi biasanya lebih mudah, karena kita cukup melakukan perekaman, maka data langsung bisa diolah menjadi sajian informasi/laporan keuangan yang mudah diakses. Untuk melakukan rekapitulasi pencatatan ini memang dibutuhkan waktu khusus. Sehingga perlu mengalokasikan waktu sekitar 30 menit – 1 jam dalam sepekan (misalkan pada hari libur) untuk kegiatan ini.
Bagi yang lebih tertarik melakukan pencatatan menggunakan aplikasi digital, bisa mencoba beberapa aplikasi keuangan sederhana berikut.
1. Sepran (Expense Manager)
2. AndroMoney (Expense Track)
3. Goodbudget
4. Money Manager
5. Money Lover
6. Bluecoins
7. Spendee
8. Catatan Keuangan Harian
9. 1Money
Selain 9 (sembilan) aplikasi diatas, tentu masih banyak aplikasi lain yang bisa digunakan. Aplikasi ini bisa diunduh melalui playstore dan di-install pada gadget masing-masing. Untuk menentukan mana diantara aplikasi ini mana yang paling baik, silahkan mempelajari dan membandingkan sendiri. Sudah banyak tulisan/artikel yang memberikan ulasan ataukah testimoni terhadap kelebihan dan kekurangan masing-masing aplikasi. Sekadar saran, sebaiknya gunakan aplikasi yang dianggap paling nyaman, paling mudah, dan tentu paling sesuai kebutuhan kita.
Pola pencatatan lain yang bisa dilakukan adalah model pencatatan amplop. Model ini bisa dirangkaikan nanti dengan teknik pengalokasian anggaran belanja. Jadi disiapkan beberapa amplop yang fungsinya 2 (dua), pertama, sebagai tempat menyimpan uang atau bukti-bukti transaksi. Kedua, sebagai tempat catatan. Uang yang sudah dialokasikan dan ditempatkan pada beberapa amplop, tinggal dituliskan keterangan pada bagian luar amplop. Isi keterangan sesuai dengan peruntukannya. Misalkan memberi catatan dengan judul : jenis barang yang akan dibelanja (sembako, pakaian, beban listrik, dll), bukti-bukti belanja, bukti-bukti penarikan uang dari atm, dan sebagainya. Pencatatan amplop ini sebaiknya hanya digunakan untuk bentuk pencatatan jangka pendek, misalkan untuk rancangan waktu keuangan bulanan. Setelah itu catatan-catatan pada amplop tadi, sebagaimana model catatan pada secarik kertas, nantinya akan dijadikan bahan dalam pencatatan rekapitulasi menggunakan media yang fasilitasnya lebih lengkap dan lebih aman.
Demikian pembahasan tentang pentingnya kegiatan mencatat sebagai pondasi keuangan keluarga. Meski sederhana dan mungkin dianggap sepele, tapi jika kegiatan ini bisa dilakukan secara disiplin, rutin, dan menjadi kebiasaan, maka akan sangat membantu manajemen keuangan sebuah keluarga, khususnya dalam hal pengendalian pengeluaran dan belanja. Tulisan selanjutnya kita akan belajar bersama-sama tentang budgeting, yakni cara menyusun pengganggaran keuangan keluarga. Insya Allah
*Penulis adalah Salah satu admin Grup FB : Klub Belajar Keuangan dan Akuntansi.
